Iron Mountain unterstützt Zurich Gruppe Deutschland bei Aktenarchivierung

Kaum eine andere Branche ist so auf das Vertrauen ihrer Kunden angewiesen, wie die Versicherungsbranche. Angesichts der Datenskandale in der jüngsten Zeit bekommt die Einhaltung rechtlicher Vorschriften eine immer stärkere Gewichtung. Zur Verbesserung ihrer Compliance und Erhöhung der Akten-Sicherheit konsolidiert die Zurich Gruppe Deutschland, die zur weltweit tätigen Zurich Insurance Group gehört, ihre Dokumentenarchive. Unterstützt wird sie dabei von Iron Mountain, einem weltweit operierenden Dienstleister für Aktenarchivierung und Datenschutz.

Mit Beitragseinnahmen von über 6,1 Milliarden Euro und knapp 6.000 Mitarbeitern zählt die Zurich Gruppe Deutschland zu den führenden Versicherern Deutschlands im Schaden- und Lebensversicherungsgeschäft. Obwohl das Unternehmen seit Jahren ein elektronisches Dokumenten- und Workflow-Management besitzt, lagert es noch immer Papierdokumente und Akten innerhalb eines ausgedehnten Altarchivs. Die dort gelagerten Papierunterlagen, zu denen insbesondere Versicherungsverträge gehören, müssen zur Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben sicher aufbewahrt werden. Zur Gewährleistung einer zentralisierten und standardisierten, aber vor allem auch sicheren Aktenlogistik, führte die Zurich Gruppe Deutschland unter Dokumentenarchivierungs-Anbietern ein Ausschreibungsverfahren durch, aus dem die Iron Mountain Deutschland GmbH erfolgreich hervorging.

Raphael Lamskemper, Head of Document Logistics, Germany der Zurich Service GmbH erklärt hierzu: „Unser Ziel war es, die Dokumentenarchive zu zentralisieren und die Archivprozesse über das gesamte Geschäft hinweg zu standardisieren. Die Logistik und die Lagerung mussten die Sicherheit der Akten gewährleisten und darüber hinaus bei Bedarf ein schnelles und zielsicheres Auffinden und Verteilen der Akten ermöglichen.“

Archivierungslösung mit E-Mail-Bestellsystem

Die Aktenkonsolidierung fand über dreizehn Monate statt und wurde von einem Iron Mountain-Projektteam durchgeführt. Dazu wurden die bisher in offenen Regalen gelagerten Akten katalogisiert und in Kartons verpackt, wobei jeder Archivkarton mit einem Barcode versehen wurde und im Iron Mountain-Dokumentenarchivierungs-System registriert wurde. Heute lagert Iron Mountain beinahe 85.000 Kartons mit über zwei Millionen Akten der Zurich Gruppe Deutschland, die alle in einem zentralen Verzeichnis katalogisiert sind.

Zudem entwickelte Iron Mountain gemeinsam mit der Zurich Gruppe Deutschland ein maßgeschneidertes Bestellsystem für die Akten. Per E-Mail stellen die Mitarbeiter eine Anfrage auf Einsicht und bestellen die Unterlagen, die dann zur Bearbeitung direkt in das Iron Mountain-Archivmanagementsystem laufen.

Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und kurze Zugriffszeiten

Die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Dokumente beträgt laut Deutschem Handelsgesetzbuch (HGB) zehn Jahre, jedoch unterliegen einige wichtige Dokumente einer längeren Aufbewahrungsfrist. Bei der Archivierungslösung der Zurich Gruppe Deutschland werden Akten, bei denen die Wahrscheinlichkeit für einen regelmäßig Zugriff höher ist, im Standardlager von Iron Mountain aufbewahrt, wogegen die als inaktiv gekennzeichneten Dokumente tiefer eingelagert werden. Somit werden Kosten gespart. Darüber hinaus erfüllen die Archive von Iron Mountain höchste Standards in Sachen Brandschutz und Sicherheit. Dazu zählen beispielsweise Sprinkleranlagen auf allen Regalebenen und Rauchfrüherkennung sowie flächendeckende Videoüberwachung.

Das vereinbarte Servicelevel für Unterlagen aus dem Standardlager ist, die Bestellanfragen innerhalb von 24 Stunden abzuarbeiten. Das bedeutet, dass am Tag nach der Anfrage ein Iron Mountain-Kurier die bestellten Akten direkt an die Poststelle des jeweiligen Zurich Gruppe Deutschland-Büros liefert. Auf diese Weise werden pro Monat etwa 300 Aktenanfragen bearbeitet.

Erfüllung von Datenschutzstandards

Neben der Gewinnung von freien Flächen und der Verbesserung der Zugriffszeiten konnte die Zurich Gruppe Deutschland ihre Anforderungen an den Datenschutz verbessern. Iron Mountain hat durch seine jahrzehntelange Erfahrung als Dienstleister Erfahrung, wenn es um die Einhaltung von internationalen gesetzlichen und regulatorischen Bestimmungen wie dem Handelsgesetzbuch, dem Sarbanes Oxley Act und Basel II/Basel III geht. Die Einhaltung dieserer Vorgaben bestätigen auch die Prüfungen der Datenschutzverantwortlichen der Zurich Gruppe Deutschland. Sie führen in regelmäßigen Abständen direkt in den Iron Mountain-Standorten Audits durch und bestätigen die fortlaufende Einhaltung der vereinbarten Prozesse und Prozeduren, der Sicherheitsmaßnahmen und der Vertraulichkeit der Unterlagen.